Dell: De procesos legales manuales a firmar el 65% de sus documentos en menos de un día

Un proceso legalmente robusto, pero lento y complejo

Dell es una empresa global de tecnología que, además de fabricar y vender equipos de cómputo, ofrece servicios financieros y de arrendamiento para facilitar su adquisición. En México, para garantizar la solidez legal de sus contratos de financiamiento —especialmente en caso de un posible litigio—, firmaba todos los documentos de forma autógrafa y los ratificaba ante corredor público. Aunque el proceso ofrecía certeza jurídica, implicaba una alta carga operativa que generaba demoras.

Estos contratos para el arrendamiento de equipo de cómputo eran particularmente complejos: incluían una lista detallada de los equipos, anexos técnicos y, en algunos casos, servicios de instalación, así como convenios de cesión de derechos que funcionaban como pagarés. Por su nivel de detalle técnico y operativo, debían ser revisados y aprobados por diversas áreas —Legal, TI y Seguridad—y algunos superaban las 70 páginas y requerían hasta cinco firmantes. El manejo físico de estos documentos entre áreas para su revisión y firma no solo aumentaba el tiempo de procesamiento, sino que también incrementaba el riesgo de errores o pérdidas.
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Cumplimiento legal sin notario: atribución, consentimiento y no repudio
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‍‍‍En la búsqueda de una solución, Dell encontró en Mifiel una alternativa a la ratificación ante corredor que cumplía con todos los requisitos legales. Mifiel permite firmar con firma electrónica avanzada, que asegura la presunción de atribución, es decir, que legalmente la firma se considera automáticamente atribuida al firmante. Además, la firma electrónica avanzada implementada por Mifiel proporciona la garantía de no repudio, asegurando que ninguna de las partes pueda negar haber firmado el documento, lo que otorga mayor seguridad legal en comparación con las firmas autógrafas.

Asimismo, todos los documentos firmados en Mifiel cuentan con constancia de conservación, lo que garantiza que su integridad se mantenga intacta y que su contenido no pueda ser alterado una vez firmado. 

Estas características, respaldadas por el marco legal del Código de Comercio mexicano, permitieron a Dell eliminar la necesidad de ratificar sus contratos ante notario, simplificando y fortaleciendo su proceso legal.

Automatización que eliminó errores y aceleró la operación

Más allá de la validez legal, la adopción de Mifiel también transformó la operación diaria de Dell. Antes, dar seguimiento al estatus de un contrato implicaba múltiples correos, llamadas y una coordinación manual entre las diferentes áreas. Hoy, gracias a los flujos automatizados de Mifiel, los contratos relacionados con financiamiento y arrendamiento siguen una ruta clara: primero, se asigna la revisión a los responsables internos según el tipo de documento; una vez aprobados, automáticamente se envían las invitaciones para firmar a los firmantes correspondientes. Al concluir la firma, todos los involucrados reciben notificaciones automáticas con el estatus actualizado.

Los firmantes reciben recordatorios automáticos para completar su firma, y todo el proceso queda registrado con trazabilidad completa. Esto permite a Legal y TI tener visibilidad en tiempo real sin necesidad de intervención manual en cada paso. Como resultado, se redujo la carga operativa y se eliminaron los cuellos de botella que antes retrasaban la firma de contratos complejos y extensos.

Resultados tangibles: agilidad, adopción y alineación global

Hoy, más del 65 % de los documentos de Dell se firman en menos de 24 horas. La adopción fue rápida porque Legal, TI y Seguridad encontraron en Mifiel una solución que no solo era segura sino que también facilitaba su trabajo diario. Con Mifiel, Dell México logró eliminar los riesgos asociados a las firmas autógrafas y a los contratos físicos, al mismo tiempo que hizo más eficientes sus operaciones.