Cómo American Industries redujo sus tiempos de firma de 3 meses a 1 semana, acelerando sus operaciones de negocio con Mifiel

American Industries provee servicios shelter que incluye apoyo legal, logística y recursos humanos para facilitar la operación de empresas extranjeras en México. Para iniciar la relación comercial con sus clientes es indispensable la firma de contratos de prestación de servicios y convenios.

El desafío: un proceso manual de gestión y firma que frenaba el crecimiento

El proceso para formalizar contratos y gestionar un alto volumen de documentos era manual y poco estructurado, lo que ocasionaba que hubiera poca visibilidad del estatus de cada contrato. Esto obligaba al equipo legal a invertir considerable tiempo en seguimientos manuales para evitar que los contratos se estancaran.

El problema se agravaba con los clientes y proveedores ubicados en el extranjero. El proceso estándar de enviar un contrato por paquetería era lento y costoso. Se debía enviar la documentación, esperar por su firma y recibirla de vuelta, lo que podía tomar hasta varias semanas, extendiendo el proceso de firma hasta tres meses. Cada día de retraso en la firma postergaba el inicio del proyecto, lo que aplazaba la facturación correspondiente y generaba fricciones con clientes que esperaban un proceso ágil.

La solución: agilidad y certeza con Mifiel

El enfoque principal de American Industries al implementar Mifiel era reducir los tiempos de firma y mejorar la gestión de los contratos en cada unidad de negocio. Para esto, utilizaron la funcionalidad de "Organizaciones", creando espacios de trabajo independientes para darle a cada área la autonomía de gestionar sus propios documentos y procesos de firma. Además, al involucrar al equipo legal en cada organización de Mifiel, lograron darles una vista unificada y en tiempo real del estado de todos los contratos, sin salir de una sola plataforma.

Para los firmantes internacionales, el uso de la firma electrónica con verificación biométrica eliminó la necesidad de usar servicios de paquetería para enviar contratos. El proceso de verificación biométrica permite a cualquier persona firmar, validando su identidad con una identificación oficial y una selfie. Así, el contrato es firmado en minutos, desde cualquier parte del mundo.

Los resultados: agilidad de negocio medible

La adopción de Mifiel permitió a American Industries reducir significativamente sus tiempos de formalización contractual: de hasta tres meses a un promedio de una semana. Esta agilidad operativa no solo aceleró la puesta en marcha de proyectos y la facturación, sino que también redujo el riesgo de perder clientes durante las etapas más críticas del cierre. Además, al eliminar el uso de paquetería, se evitaron costos logísticos y riesgos de extravío. Hoy, la empresa cuenta con procesos de firma acordes a la rapidez con la que necesita concretar oportunidades de negocio.