De 15 días a 24 horas: cómo la Universidad de Colima digitalizó sus convenios con Mifiel

Contexto

La Universidad de Colima, institución pública comprometida con la formación integral de sus estudiantes, gestiona mensualmente decenas de convenios relacionados con prácticas profesionales y servicio social. Estos documentos son esenciales para vincular a su comunidad con el sector productivo y gubernamental.

Hasta hace poco, el proceso dependía de revisiones manuales, firmas presenciales y una cadena de aprobaciones que podía extenderse hasta 15 días por convenio.‍

Desafío

Ante el crecimiento en la demanda de convenios y la necesidad de responder con agilidad a las instituciones receptoras, la Universidad se propuso modernizar su gestión documental sin comprometer la validez legal ni el cumplimiento normativo.

El nuevo esquema debía garantizar seguridad, trazabilidad y eficiencia, manteniendo la confianza de los equipos jurídicos y administrativos.

Solución

Con el acompañamiento de Mifiel, la Universidad implementó un flujo de firma electrónica avanzada (e.firma) que transformó su proceso.Los convenios ahora se gestionan mediante revisión y firma simultáneas, con validación automática de integridad y autenticidad del documento.

Gracias a esta digitalización, se eliminó la necesidad de testigos físicos y se estandarizó el proceso mediante plantillas digitales, adaptadas a las distintas modalidades de convenio.‍

Resultados

A pesar de haber implementado la solución hace apenas unos meses, la universidad ya ha visto un impacto tangible en su proceso. De los cientos de documentos firmados durante este período, alrededor del 25% se completaron en menos de un día desde la invitación hasta la firma final, y más del 80% fueron firmados en su totalidad en menos de una semana. El tiempo promedio de firma se redujo a menos de 4 días, comparado con las ~2 semanas que requería el proceso manual anterior.

Esta mejora refleja la consolidación de flujos simultáneos, el uso de plantillas digitales y la validación legal bajo la firma electrónica avanzada (e.firma) y la NOM-151, lo que permitió eliminar por completo la necesidad de firmas presenciales.

Hoy, la universidad responde de forma casi inmediata a sus estudiantes y organismos receptores, logrando eficiencia, trazabilidad y cumplimiento normativo sin fricción administrativa. La implementación de Mifiel no solo resolvió un cuello de botella operativo, sino que elevó los estándares de eficiencia, cumplimiento y servicio en la gestión institucional de convenios.